Regnskap for konsulenter

Konsulentvirksomhet har ofte et relativt enkelt regnskap sammenlignet med varehåndel. Men timeføring, prosjektoppfølging og riktig bruk av fradrag krever gode systemer og rutiner.

Kort oppsummert

• Timeføring er grunnlaget for fakturering og lønnsomhetsanalyse.
• Prosjektregnskap gir oversikt over hva som er lønnsomt.
• Reise- og representasjon har egne fradragsregler.
• Forskuddsfakturering krever riktig periodisering.

Typiske transaksjoner for konsulenter

Timeføring og fakturering

Hvorfor timeføring er kritisk

• Grunnlag for fakturering
• Dokumentasjon av arbeid utført
• Lønnsomhetsanalyse per kunde og prosjekt
• Kapasitetsplanlegging

Tips for god timeføring

• Før timer samme dag de utføres
• Bruk detaljerte beskrivelser for faktureringsgrunnlag
• Skill mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare timer
• Koble timer til prosjekt eller kunde

Faktureringsrutiner

• Fast faktureringsdag hver måned
• Kontroll av timer før fakturering
• Oppfølging av ubetalte fakturaer
• Kreditnota ved feil

Prosjektregnskap

Hvorfor føre prosjektregnskap

Prosjektregnskap viser om et oppdrag er lønnsomt:

• Inntekter fra prosjektet
• Timer brukt og kostnad
• Direkte utgifter (reise, materiell)
• Dekningsbidrag og margin

Oppsett i regnskapssystemet

• Bruk prosjektkoder på alle føringer
• Skill mellom fakturerbare og interne prosjekter
• Rapporter dekningsbidrag regelmessig

Reisekostnader og utlegg

Reiser for kunden

Reiser i forbindelse med oppdrag kan:

• Faktureres videre til kunden (viderefakturering)
• Inkluderes i timepris (ikke synlig for kunde)
• Føres som egen kostnad

Dokumenter alltid formålet med reisen. Les om reiseregning .

Diett og overnatting

Reisekostnader over natten har egne satser og regler. Hold god dokumentasjon.

Representasjon og kundepleie

Hva er fradragsberettiget

• Enkle serveringer i forbindelse med arbeid
• Arrangementer for kunder (med begrensninger)
• Gaver til kunder (begrenset beløp)

Hva er ikke fradragsberettiget

• Personlige måltider
• Underholdning og sosiale arrangementer
• Gaver over grensen

Les om representasjon .

Fradrag konsulenter ofte glemmer

Forskuddsfakturering og periodisering

Konsulenter fakturerer ofte på forskudd:

• Forskuddsbetaling: Inntektsføres når tjenesten leveres, ikke ved betaling
• Løpende avtaler: Periodiser inntekten over avtaleperioden
• Prosjektbasert: Inntektsføring basert på fremdrift

Les om periodiseringsprinsippet .

Slik hjelper ReAI konsulenter

ReAI gjør konsulent-regnskap enklere:

• Integrasjon med timeføringssystemer
• Prosjektkoder for lønnsomhetsanalyse
• Automatisk bilagsføring av utlegg
• Rapporter for dekningsbidrag og timer

Relaterte guider

Les om frilanskontrakt , periodisering og struktur i regnskapet .